Een voorstel doen

Hoe schrijf je een e-mail waarin je een voorstel doet?

Voorstellen kun je op veel verschillende manieren doen. Welke formulering je kiest, hangt van verschillende factoren af, bijvoorbeeld van de band tussen de schrijver en lezer. Een goede opbouw van de mail is natuurlijk belangrijk.

Inleiding

In de inleiding vertel je wat de aanleiding is voor je bericht. Bijvoorbeeld: Vorige week hebben we het in de teammeeting gehad over het personeelsuitje. Als je hele verhaal erg lang is, kun je ook vast aankondigen dat je een voorstel hebt: In deze mail wil ik graag een voorstel doen voor de planning. Als het geheel niet zo lang is, is één zo’n zin vaak voldoende als inleiding.

Kern

In de kern kom je tot je eigenlijke voorstel. Hoe je dat precies formuleert, hangt erg van van de situatie: schrijf je aan collega’s of aan een klant van je bedrijf? Formuleringen die je kunt gebruiken, zijn bijvoorbeeld: 

• Zullen we …
• Zal ik …
• Vind je het goed als ik …
• Zou je het goed vinden als ik …
• Wat zeggen jullie ervan …
• Als we nou eens …

Als je een goede band met elkaar hebt, kun je ook kiezen voor formuleringen als:

• Laten we …
• Ik stel voor dat we …
• Zullen we anders …
• Is het een idee als ik …

De imperatief is in vrijwel alle gevallen te direct. Gebruik dus niet: ‘Voortaan vergaderen we op dinsdag.’

Als het nodig is, geef je ook argumenten die je voorstel ondersteunen. Zullen we het wekelijkse overleg verplaatsen van woensdag naar dinsdag? Dan zijn er meer mensen aanwezig. Dan is iedereen meteen op de hoogte van de besluiten.

Slot

In het slot van je e-mail kun je bijvoorbeeld aangeven wat jij nu gaat doen, of wanneer je graag een reactie wilt van de lezer. In dat laatste geval kun je het best zo precies mogelijk zijn: Ik hoor graag uiterlijk op 3 mei of u akkoord gaat met dit voorstel. Zo is de kans op misverstanden zo klein mogelijk.

Oefenen in de les

Je kunt goed beginnen met de constructie Zullen we / zal ik. Begin met heel concrete voorstellen. Laat je cursisten bijvoorbeeld een appje schrijven aan een vriend of vriendin waarin ze voorstellen om in het weekend iets te gaan doen. Als ze wat verder gevorderd zijn, kun je ook een informeel mailtje laten opstellen waarin ze een voorstel doen. 

Bij meer gevorderde cursisten (ongeveer vanaf B1) kun je ook andere constructies introduceren, en met hen bespreken wanneer je welke formulering kunt gebruiken. Je kunt dan bijvoorbeeld verschillende scenario’s bespreken, in formele en informele situaties. Let er daarbij ook op dat zeker in een zakelijke situatie een voorstel vaak wat meer toelichting krijgt. Je geeft dan ook uitleg over waarom je een voorstel doet. Ook kun je dan wat langere teksten laten schrijven, waarin een voorstel bijvoorbeeld wordt ondersteund door argumenten.

Veel goede voorbeelden en opdrachten vanaf B1 kun je vinden in het boekje De juiste toon, van Roos Naeff en Saarein te Brake.