Hoe schrijf je een goede uitnodiging?
Een sollicitatiegesprek, een vergadering, een borrel: mensen versturen heel wat uitnodigingen, voor heel verschillende onderwerpen. Je lezer wil dan snel weten hoe en wat. Je moet er dus voor zorgen dat die belangrijke informatie goed vindbaar is in de tekst.
Opbouw
Het doel van deze e-mail is informeren: je geeft de ander informatie over een bepaald onderwerp, zodat de ander weet wat die moet doen. De e-mail heeft natuurlijk een inleiding, kern en slot, zoals alle langere teksten.
Inleiding
In de inleiding vertel je voor welke gelegenheid en datum je de lezer uitnodigt.
- Graag nodig ik u uit voor de feestelijke opening van ons nieuwe filiaal op 5 maart a.s.
- Volgende week vrijdag is de maandelijkse MT-vergadering. Graag nodig ik jullie daar voor uit.
- Op 19 december is het tijd voor het hoogtepunt van het jaar: ons spetterende kerstfeest! Daar wil je bij zijn!
Kern
In de kern van je mail geef je de specifieke informatie die je lezer nodig heeft. Welke dat is, hangt natuurlijk van de situatie af, maar denk aan:
- locatie
- begin- en eindtijd
- reden of doel van de bijeenkomst
- wie er uitgenodigd zijn
- bereikbaarheid
- informatie over catering
- eventuele dresscode
Het kan in veel gevallen goed werken om hier een opsomming van te maken, zodat de belangrijkste zaken op een rijtje staan.
De afgelopen maanden zijn we hard bezig geweest met de verbouwing van het nieuwe filiaal en we zijn erg tevreden met het resultaat. Omdat u als leverancier van groot belang bent voor ons succes, willen we de opening graag met u vieren, onder het genot van een hapje en drankje.
Adres: Stationsstraat 15, Assen
Datum en tijd: 5 maart a.s., van 14.00 – 17.00 uur (om 14.30 uur is er een kort ‘officieel moment’)
Bereikbaarheid: Vanaf station Assen is het maar 5 minuten lopen naar het nieuwe filiaal. Parkeren is lastig in het centrum van Assen, maar er is een parkeergarage bij het Drents Museum. Dat is ongeveer 10 minuten lopen.
Als je bijlagen bij je bericht hebt, bijvoorbeeld vergaderstukken of een routebeschrijving, verwijs daar dan ook naar in de kern van je mail. Controleer voor je op verzenden klikt of je echt alle bijlagen hebt toegevoegd.
Slot
In het slot vertel je hoe de lezer kan reageren en wanneer je die reactie uiterlijk wilt ontvangen. Ook vertel je waar je lezer eventueel terecht kan voor meer informatie.
- Wij horen graag uiterlijk op 26 februari of u aanwezig kunt zijn. U kunt dat laten weten door een antwoord op deze mail te sturen. Hebt u nog vragen? Dan kunt u ook op deze mail antwoorden of bellen naar 088-1234567.
- We gaan ervan uit dat iedereen aanwezig is, maar als je echt niet kunt, kun je dat aan Mariëlle doorgeven. Graag zo snel mogelijk!
- We hopen natuurlijk dat iedereen komt! Via de knop hieronder kan je op de website aangeven of je wel of niet komt. Daar kan je ook direct je dieetwensen doorgeven. Heb je nog andere vragen? Die kan je stellen Sjors, Kadir of Mira (liefst per mail). Tot 19 december!
Toon
De toon hangt erg af van het soort uitnodiging. Een evenement waarbij je klanten uitnodigt is iets anders dan de maandelijkse vergadering met alleen collega’s. Of je u of jij gebruikt, hangt vooral af van de relatie die je met de lezer hebt.
Op zoek naar werkvormen?
In de online cursus De NT2-docent als schrijftrainer staat de informatie van deze website gegroepeerd op onderwerp. Bovendien staan bij elk onderwerp een of meer werkvormen uitgelegd – vaak met concrete oefeningen die je zó kunt overnemen.